Google Workspaceアカウントを発行されたら最初にやること

「会社からGoogleのアカウントを発行されたので、これでログインしてください」──そう言われて、何から手をつければいいか戸惑っていませんか？　私はGoogle Workspaceの導入支援をする中で、新しくアカウントを受け取った方への案内を何度もしてきました。この記事はそのとき実際に案内している内容を、初日にこの1記事だけ読めば大丈夫という形にまとめたものです。

特に最初の「Chromeプロファイルの分離」は、後から直すのが大変なのに最初なら5分で終わる、いちばん大事な設定です。ここだけは飛ばさず読んでください。

まずGoogle Chromeを用意する

Google Workspaceは、WebブラウザさえあればGmailもドライブも使えます。EdgeやSafariでも動きます。それでも私が必ずGoogle Chromeをインストールしてもらうのには理由があります。

• Google Workspaceの全機能が使える──オフラインでのドキュメント編集やデスクトップ通知など、一部の機能はChrome前提で作られています
• 次の章で説明する「プロファイル分離」ができる──実はこれが最大の理由です
• 会社のPCでも自宅のPCでも同じ環境になる──ブックマークや設定が同期されます

最重要：Chromeプロファイルで仕事とプライベートを分ける

そもそも「プロファイル」とは？

Chromeのプロファイルとは、簡単に言うと「ブラウザの中に作れる、独立した自分専用の部屋」のことです。部屋ごとに次のものがすべて別々に保存されます。

• ログインしているGoogleアカウント
• ブックマーク・閲覧履歴
• 保存したパスワード
• 開いているタブやウィンドウ

たとえば「仕事用の部屋」と「プライベートの部屋」を作っておけば、仕事の部屋には会社のGmailやドライブだけが、プライベートの部屋には個人の買い物履歴やSNSだけが置かれる、というイメージです。部屋の行き来はワンクリックでできますが、中身が混ざることはありません。

なぜ分けないと危ないのか

1つのプロファイルの中で個人アカウントと会社アカウントを「切り替えて」使うこともできるのですが、私はこの使い方で起きたトラブルの相談を何度も受けてきました。

プロファイルごと分けてしまえば、この種の事故は構造的に起きません。「仕事の部屋にいる間は、会社のアカウントしか存在しない」からです。

仕事用プロファイルを作る手順

これで初期設定は完了です。以後、仕事のことはすべて仕事用プロファイルのウィンドウで行う──これだけ守れば大丈夫です。ここからは日常業務で使う4つのツールを、最初に覚えるべきポイントに絞って紹介します。

Gmail：最初に覚えるのは「アーカイブ」だけでいい

仕事用プロファイルで Gmail を開くと、会社のメールが届いています。Gmailには便利な機能がたくさんありますが、初日に覚えてほしいのは1つだけ。「対応が終わったメールはアーカイブする」という習慣です。

• 受信トレイ ＝ これから対応する仕事の机の上
• アーカイブ ＝ 対応が終わった書類の保管庫（削除ではありません）

メールを開いて上部の箱に下矢印のアイコンをクリックするだけです。アーカイブしたメールは「すべてのメール」からいつでも検索できます。受信トレイに「未対応のものだけ」が残る状態を保つと、対応漏れがなくなり、毎朝メールを開くのが嫌でなくなります。

ドライブとカレンダー：保存場所と予定共有の基本

Googleドライブ：保存場所は2種類ある

Googleドライブ はファイルの保存場所ですが、最初に知っておくべきなのは「マイドライブ」と「共有ドライブ」の違いです。

• マイドライブ──あなた個人の置き場。下書きやメモ用。ファイルの持ち主はあなたなので、あなたが退職するとファイルも消えます
• 共有ドライブ──チームの置き場。ファイルの持ち主は組織。誰が退職しても残ります

Googleカレンダー：自分の予定を入れるだけで貢献になる

Googleカレンダー の面白いところは、自分の予定を入れること自体がチームへの貢献になる点です。Google Workspaceでは同僚同士でお互いの空き時間が見えるため、あなたが予定をきちんと入れておけば、「この時間空いてますか？」という確認のやり取りなしに会議が設定されてきます。

Gemini：困ったときのAIアシスタント

会社のプランによっては、AIアシスタントのGeminiが使えるようになっています。仕事用プロファイルで gemini.google.com を開いてみてください。チャット画面が表示されれば利用できます。

「AIに何を聞けばいいかわからない」という方は、まず次の3つの場面で使ってみるのがおすすめです。

• メールの下書き──「取引先に納期延期をお願いする丁寧なメールを書いて」と頼むと、たたき台が数秒で出てきます。ゼロから書くより圧倒的に楽です
• 長い文章の要約──議事録や資料を貼り付けて「3行で要約して」
• 用語の質問──社内で飛び交う「サブスク」「リスケ」「ナレッジ」のような用語も、人に聞きにくければGeminiに聞けます

まとめ：初日にやることチェックリスト

• ✅ Google Chromeをインストールする
• ✅ 仕事用のChromeプロファイルを作り、会社のアカウントでログイン・同期を有効にする
• ✅ Gmailを開き、「終わったメールはアーカイブ」の習慣を始める
• ✅ チームで使う共有ドライブの場所を先輩・管理者に確認する
• ✅ カレンダーに自分の定例予定を登録する
• ✅ Geminiを開いて、メールの下書きを1回頼んでみる

すべてやっても30分かかりません。社内に新しいメンバーを迎える側の方は、この記事のURLをそのまま案内資料として使っていただいても大丈夫です。より画面イメージの多い資料としては、はじめての方向けガイド（図解マニュアル版）もご用意しています。