Googleドライブの使い方の基本｜マイドライブと共有ドライブの使い分け・ファイルを無くさないコツ
Googleドライブにファイルを置いてはいるものの、「マイドライブと共有ドライブって何が違うの？」「共有したはずのファイルが、あるとき突然開けなくなった」──そんな経験はありませんか？ 実はGoogleドライブには保存場所が2種類あり、この使い分けを知らないまま使っていると、担当者が退職した日に仕事のファイルが消えるという事故が実際に起きます。
この記事では、難しい専門用語をできるだけ使わずに、Googleドライブを安心して使うための基本ルールと、毎日の作業で役立つコツをまとめました。
この記事で分かること
1. 保存場所は「自分用」と「チーム用」の2種類ある
Googleドライブの画面の左側をよく見ると、「マイドライブ」と「共有ドライブ」という2つの置き場所があります（共有ドライブは、会社などで有料版のGoogle Workspaceを使っている場合に表示されます）。この2つは見た目こそ似ていますが、「ファイルの持ち主が誰になるか」がまったく違います。ここがGoogleドライブの大事なポイントです。
🗂 マイドライブ（自分用）
- ファイルの持ち主は「自分」
- 自分のアカウントが削除されるとファイルも消える
- 人に見せる（共有する）ことはできるが、持ち主は自分のまま
- 個人のメモ・下書きなど、自分だけのファイル向き
🏢 共有ドライブ（チーム用）
- ファイルの持ち主は「会社・チーム」
- 誰が退職してもファイルは残り続ける
- メンバーが入れ替わっても置き場所はそのまま
- 仕事のファイル・チームで使う資料はこちら
「担当者が辞めたらファイルが消えた」はこうして起きる
よくあるのはこんな流れです。営業担当のAさんが、自分のマイドライブに提案書や顧客リストを保存し、チームのみんなに「共有」して見られるようにしていました。ところがAさんが退職してアカウントが削除されると、ファイルの持ち主がいなくなるため、そのファイルへのリンクはすべて開けなくなります。残されたメンバーの画面には「アクセス権がありません」と表示されるだけ。ファイルは事実上、消えてしまうのです。
⚠️ 「共有しているから大丈夫」は間違い
マイドライブのファイルをいくら共有しても、持ち主のアカウントが消えればファイルも消えます。仕事で使うファイルは、最初から共有ドライブに保存することが鉄則です。
「共有」と「移動」は別もの
ここで混同しやすいのが「共有」と「移動」です。言葉は似ていますが、意味はまったく違います。
- 共有：ファイルを人に見せる・一緒に編集できるようにする操作。持ち主は変わらない。
- 移動：ファイルの置き場所そのものを変える操作。マイドライブから共有ドライブへ移動すると、持ち主も「自分」から「会社」に変わる。
💡 引き継ぎに必要なのは「移動」
退職や異動の前に仕事のファイルを残すには、共有ドライブへの「移動」が必要です。「共有」しただけでは持ち主は変わらないので、アカウントが消えればファイルも消えます。
守るルールはひとつ：仕事のファイルは最初から共有ドライブに作る
おすすめの対策は、「仕事のファイルは最初から共有ドライブの中で作る」というルールをチームで徹底することです。あとからマイドライブのファイルを整理して移すのは手間がかかり、見落としも起きます。「仕事＝共有ドライブ」「個人メモ＝マイドライブ」と覚えておけば迷いません。
2. チームでファイルを使うなら「共有ドライブ」──始める前のポイント
有料版のGoogle Workspaceが必要
共有ドライブは、個人の無料Googleアカウントでは使えません。Google Workspace（会社向けの有料プラン）の契約が必要です。チームで安全にファイルを管理したい場合は、会社・組織単位での導入を検討しましょう。
フォルダの分け方は最初に決めておく
共有ドライブを作っただけでは、ファイルはすぐ散らかります。使い始める前にフォルダの分け方を決めておくのが成功のコツです。あとから整理し直すのはかなりの手間がかかります。
💡 フォルダの分け方の例
- プロジェクト別：「PJT_ECサイトリニューアル」「PJT_新規事業2026」など
- 取引先別：「Client_株式会社〇〇」「Client_△△商事」など
- 部門別：「営業部」「総務部」の下に年度フォルダを作る
「誰に何をさせるか」も決められる（アクセス権）
共有ドライブでは、メンバーごとに「見るだけ」「ファイルを追加・編集できる」「メンバーの管理までできる」といったできることの範囲（アクセス権）を5段階で設定できます。ただしひとつ注意点があり、「このフォルダだけ特定の人に見せない」という絞り込みはできない仕様です。そのため、見せる範囲が違う資料は共有ドライブ自体を分ける、という設計が必要になります。
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3. 社外の人とファイルをやり取りするときの注意
見積書や納品データなど、社外の人とファイルをやり取りする場面は多いもの。Googleドライブなら大きなファイルもリンクひとつで渡せて便利ですが、共有の設定を間違えると情報漏えいにつながります。
⚠️ 「リンクを知っている全員」は危険
共有設定で「リンクを知っている全員が閲覧可」にすると、そのURLが転送・流出した瞬間に誰でも中身を見られる状態になります。社外への共有は原則として「特定のユーザー」（相手のメールアドレス）に限定しましょう。共有に期限を付けられる機能も活用すると安心です。
詳しい共有設定の方法はGoogle公式ヘルプ：共有ドライブでファイルやフォルダを保存、共有するをご参照ください。
4. 「あのファイルどこ？」をなくす検索のコツ
Googleドライブの検索は想像以上に強力
ファイルが増えてくると「あのファイルどこだっけ？」が頻発します。Googleドライブの検索は、ファイル名だけでなくファイルの中身の文章・作った人・ファイルの種類・日付まで調べてくれるので、置き場所を忘れても大抵たどり着けます。
覚えると速い「絞り込みの合言葉」
検索バーに次のような合言葉（検索演算子と呼びます）をそのまま打ち込むと、探す範囲を絞り込めます。
- owner:me 自分が持ち主のファイルだけ表示
- owner:tanaka@example.com 特定の人が持ち主のファイル
- type:spreadsheet スプレッドシートだけ表示
- type:document Googleドキュメントだけ表示
- type:pdf PDFだけ表示
- before:2024-01-01 この日より前に更新されたファイル
- after:2025-01-01 この日より後に更新されたファイル
- title:議事録 ファイル名に「議事録」を含むもの
💡 合言葉は組み合わせられる
owner:me type:spreadsheet after:2025-01-01 のように複数を並べて打ち込むと、絞り込みの精度がさらに上がります。
「最近使ったアイテム」と「スター」も活用する
画面左の「最近使ったアイテム」には、直近で開いたファイルが新しい順に並びます。「さっきまで開いていたあのファイル」を探すならここが最速です。また、よく使うファイルやフォルダに「スター」（お気に入りの目印）を付けておくと、検索すらせずワンクリックで開けます。スターはマイドライブ・共有ドライブのどちらでも使えます。
5. パソコンから直接使うと、毎日の操作がもっと楽になる
Googleドライブを「ブラウザで開いて、アップロード・ダウンロード」して使っていませんか？ 実は「パソコン版Googleドライブ」という無料アプリを入れると、エクスプローラー（Windows）やFinder（Mac）の中に「Google ドライブ」がそのまま現れ、普通のフォルダと同じ感覚で使えるようになります。
- ブラウザを開かなくても、いつものファイル操作でそのまま開ける・保存できる
- ExcelやWordなどふだんのアプリで直接開いて、上書き保存するだけでクラウドにも反映される
- ファイルの実体はクラウド側にあるので、パソコンの容量はほとんど使わない
- マイドライブだけでなく共有ドライブも同じように表示される
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まとめ：この5つだけ覚えておけば大丈夫
Googleドライブを安心して、便利に使うためのポイントをおさらいします。
- マイドライブ＝自分用、共有ドライブ＝チーム用。違いは「ファイルの持ち主」。
- 仕事のファイルは最初から共有ドライブに作る。「共有しているから大丈夫」は間違い。
- 社外への共有は「特定のユーザー」に限定。「リンクを知っている全員」は原則使わない。
- 検索の合言葉とスターで「あのファイルどこ？」をなくす。
- パソコン版Googleドライブを入れると、毎日の操作がさらに楽になる。
正しく使い分けると、ファイルの持ち主と置き場所を整理できます。まずは共有ドライブの導入とフォルダの分け方から始めてみてください。
