Google Workspace 2026年06月

Googleグループの共同トレイ入門──初期設定から対応管理まで

Googleグループの共同トレイで複数人が同じ受信トレイを使って問い合わせ対応を分担している様子

「info@ や support@ のアドレスにメールが来たとき、誰が対応したのかチームで把握できない」という悩みを持っている方は多いと思います。Googleグループを使っているけれど、転送されたメールにメンバーが個別に返信しているだけで、対応の重複や漏れが起きている、という状況です。

Googleグループには「共同トレイ（Collaborative Inbox）」という機能があって、これを有効にするとチームで問い合わせ対応を分担できるようになります。設定してみたら「もっと早く使えばよかった」と感じたので、初めて使う方向けに手順をまとめます。

この記事の内容

  1. 共同トレイとは──通常のグループとの違い
  2. 初期設定：グループ作成から共同トレイ有効化まで
  3. 混乱しやすいグループ設定を整理する
  4. グループアドレスから送信できるようにする
  5. 対応済み・担当者アサインの使い方
  6. 使ってみてわかったこと・注意点

共同トレイとは──通常のグループとの違い

通常のGoogleグループは「メーリングリスト」に近い使い方で、グループアドレス宛てのメールを全メンバーに転送するのが主な役割です。誰かが返信すれば全員に届く、という使い方はできますが、「誰がどのメールに対応したか」を管理する機能はありません。

共同トレイはそれに加えて、次の3つができるようになります。

  • グループアドレスから送信できる：個人アドレス（yamada@）ではなく、グループアドレス（info@）を差出人として返信できる
  • 対応済みをチームで共有できる：返信したスレッドを「対応済み」にすると、チーム全員の画面に反映される
  • 担当者をアサインできる：特定のメンバーに「このメール対応してください」とフラグを立てられる

共同トレイはグループ内で専用のWebインターフェースとして使います。groups.google.com を開いてグループを選ぶと、受信トレイのような画面が表示されます。Gmailとは別のインターフェースです。

2つの運用スタイル──どちらで使うか迷ったら

Googleグループで共有メールを運用するとき、「各自のGmailで対応する」か「groups.google.com の共同トレイ画面を使う」かで迷う方が多いです。それぞれのメリット・デメリットを整理します。

比較項目 各自のGmail画面で運用 groups.google.comの共同トレイ画面で運用
対応済みの共有 ❌ 自分のGmailで既読にしても他メンバーに伝わらない ✅ 「対応済み」にするとチーム全員の画面に即時反映
担当者の割り当て ❌ 機能なし。Slackや口頭で別途調整が必要 ✅ 担当者アサインが1クリックでできる
未対応メールの把握 ❌ 誰も気づいていないメールが埋もれやすい ✅ 未対応スレッドがキューとして一覧表示される
操作の慣れやすさ ✅ 使い慣れたGmailそのまま ⚠️ 専用UIを覚える必要がある。機能はGmailより少ない
フィルタ・ラベル・スヌーズ ✅ Gmail固有の機能がすべて使える ❌ 使えない。グループ側には類似機能がない
モバイルでの使いやすさ ✅ GmailアプリでそのままOK ⚠️ ブラウザで groups.google.com を開く必要あり。専用アプリなし
二重対応・対応漏れ防止 ❌ 防ぎにくい。声掛けや別ツールで補う必要がある ✅ ステータス管理で自然と防げる

どちらを選ぶか迷ったときの判断基準

  1. 「誰が対応したか把握したい」「担当者を決めたい」 → groups.google.com の共同トレイ画面を主軸にする
  2. 「使い慣れたGmailを離れたくない」「フィルタ・ラベルをフル活用したい」 → Gmail主体で運用し、ステータス管理だけ groups.google.com を補助的に使う
  3. 「まず試してみたい」小規模チーム → Gmail主体から始めて、対応漏れが増えてきたら共同トレイ画面に移行するのが自然

どちらの方法でも、グループアドレスからの送信・全員への返信共有は同じ設定で実現できます。「Gmail派」か「共同トレイ画面派」かに関わらず、この記事のセクション3〜4の設定は共通です。

初期設定：グループ作成から共同トレイ有効化まで

すでにグループがある場合はSTEP 3から確認してください。

STEP 1：グループを作成する（管理者が実施）

STEP BY STEP

  1. Google管理コンソール（admin.google.com）を開く
  2. 左メニューの「ディレクトリ」→「グループ」→「グループを作成」をクリック
  3. グループ名・グループメールアドレス（例：info@yourdomain.com）を入力
  4. 「グループの説明」は任意、「グループのオーナー」は自分または担当者を指定
  5. 「次へ」→「次へ」→「グループを作成」でグループを作成

STEP 2：メンバーを追加する

STEP BY STEP

  1. 作成したグループを管理コンソールで開く
  2. 「メンバー」→「メンバーを追加」でチームメンバーを追加
  3. 役割は「メンバー」でOK（管理者にしたい人は「マネージャー」）

STEP 3：共同トレイ機能を有効にする

STEP BY STEP

  1. groups.google.com を開き、対象のグループを選択
  2. 右上の「グループを管理」をクリック
  3. 左メニューの「設定」→「グループ設定」を開く
  4. 「追加のGoogleグループの機能を有効にする」欄で「共同トレイ」を選択
  5. 「変更を保存」をクリック

「会話の履歴を有効にする」がONになっている必要があります。共同トレイを有効にする前に、同じ設定ページで「会話の履歴」が有効になっているか確認してください。OFFのままだと共同トレイが機能しません。

グループの種類を変更すると投稿設定が変わる場合があります

「共同トレイ」に変更後、メールを受信するには「このグループへの投稿」の設定が「組織外のユーザーも含む全員」または適切な設定になっている必要があります。変更後に外部からのメールが届くか確認してください。

STEP 4：外部からのメールを受信できるようにする

STEP BY STEP

  1. groups.google.com でグループを開き「グループを管理」
  2. 「設定」→「メール設定」を開く
  3. 「このグループに投稿できるユーザー」を「組織外のユーザーも含む全員」に設定
  4. 「変更を保存」をクリック
Googleグループの共同トレイ画面：対応済み・未対応・担当者アサインの表示例

混乱しやすいグループ設定を整理する

groups.google.com の「グループを管理」には、似たような項目が並んでいて何を選べばいいかわかりにくい設定がいくつかあります。ここでは特に迷いやすい4つを整理します。

① 返信の投稿先（最も重要）

「設定」→「グループ設定」→「返信の投稿先」に6択あります。これはグループ宛てのメールに誰かが「返信」したとき、その返信がどこに届くかを決める設定です。顧客対応の共同トレイでは特に重要です。

設定値 何が起きるか 共同トレイ運用での評価
元のメッセージの投稿者のみ 返信は送信者（顧客）に直接届く。Reply-Toヘッダーは変更されない ✅ 推奨。顧客への直接返信が可能。グループへの共有はGmailの「全員に返信」設定で担保する
グループのメンバー全員 Reply-Toヘッダーがグループアドレスになる。Gmailの返信ボタンがグループを向く ❌ 非推奨。顧客に直接返信できなくなる。「全員に返信」を押しても顧客ではなくグループに届く
送信者が選択した宛先 返信するメンバーが毎回返信先を選べる ⚠️ 運用ルール統一が難しく、対応漏れのリスクがある
グループのマネージャーのみ／オーナーのみ／カスタムアドレス 管理者やカスタムアドレスに返信が集まる 特殊な運用向け。顧客対応の共同トレイには通常不要

「グループのメンバー全員」は一見よさそうで実は問題があります

「グループのメンバー全員」にすると自動的に全員に返信が届くように見えますが、実際にはGmailの返信ボタンが顧客ではなくグループを向くため、顧客に直接返信できなくなります。グループへの共有は「元のメッセージの投稿者のみ」＋Gmail側の設定で行うのが正解です。

② このグループに投稿できるユーザー

顧客や外部の方からのメールを受信したい場合、ここが「グループメンバー」のままだと外部からのメールが届きません。

用途別の推奨設定

  1. 外部顧客からのメールを受け取りたい → 「組織外のユーザーも含む全員」に設定
  2. 社内メンバーだけで使う共有トレイ → 「組織内のユーザー」でOK
  3. 管理者だけが投稿する通知用グループ → 「マネージャーとオーナーのみ」

③ スパム メッセージの処理

「設定」→「グループ設定」→「スパム メッセージの処理」という項目があります。ここの選択によっては、外部からのメールが自動的に保留状態になって届かないことがあります。

選択肢 内容 評価
許可 スパム判定されたメールもグループに届く 外部受信を優先する場合に設定。迷惑メールも増える可能性あり
管理のみ 管理者の承認キューに入る。承認するまで届かない ⚠️ 外部メールが届かない原因になりやすい
管理＆通知 管理者の承認キューに入り、通知も届く ⚠️ 同上
拒否 スパム判定されたメールを拒否する ✅ 通常はこれで問題ない。正当なメールがスパム誤判定される場合は「許可」へ変更

外部メールが届かないときはここを確認してください。「管理のみ」「管理＆通知」になっていると、管理者が承認しない限りメールがグループに届きません。groups.google.com の「保留中のメッセージ」キューに溜まっていないか確認してみてください。

④ デフォルトの差出人

「設定」→「グループ設定」→「メール オプション」に「デフォルトの差出人」という設定があります。これはグループを通じてメールが送信されるときに、差出人（From）として何が表示されるかを決める設定です。

  • 投稿者のアドレス：メンバーが送信すると、個人のアドレス（yamada@）が差出人として表示される
  • グループ アドレス：グループアドレス（info@）が差出人として表示される

顧客対応の共同トレイなら「グループ アドレス」に設定するとグループアドレスで一元管理できます。ただし、この設定はグループのWeb画面（groups.google.com）から投稿した場合の挙動です。Gmailから返信する場合は、Gmail側の「他のアドレスからメールを送信」設定が優先されます。

グループアドレスから送信できるようにする

共同トレイを有効にしただけでは、返信のときに差出人が個人アドレスになります。「info@ から返信したい」という場合は、各メンバーが自分のGmailで差出人の追加設定をする必要があります。

この設定はメンバー全員が個別に行う必要があります。管理者が一括で設定することはできません。対応するメンバー全員に以下の手順を案内してください。

各メンバーが行う設定（Gmailで実施）

  1. Gmailを開き、右上の歯車アイコン →「すべての設定を表示」
  2. 「アカウントとインポート」タブを選択
  3. 「名前」欄の「他のメールアドレスを追加」をクリック
  4. 「名前」にチームの表示名（例：サポートチーム）、「メールアドレス」にグループアドレスを入力して「次のステップ」
  5. 「エイリアスとして扱います」のチェックを外す（重要）
  6. 「確認メールを送信」→ グループ宛てに届いた確認メールのリンクをクリックして承認

この設定が完了すると、グループアドレス宛てのメールに返信するとき、差出人（From）が自動的にグループアドレスに切り替わります。返信がグループに届いて他のメンバーにも共有されます。

「返信のデフォルト動作」も「全員に返信」にしておくとより確実です。Gmail設定の「全般」タブ →「返信時のデフォルトの動作」→「全員に返信」を選択。これで返信ボタンを押すだけでグループに共有されます。詳しくはこちらの記事を参照してください。

対応済み・担当者アサインの使い方

共同トレイの一番の強みは、「誰が対応したか」「まだ誰も対応していないか」をチームで見える化できる点です。

対応済みにする

groups.google.com でグループを開くと、受信トレイのようなスレッド一覧が表示されます。返信を送ったら、そのスレッドを「対応済み」にしましょう。

対応済みにする手順

  1. groups.google.com で対象のグループを開く
  2. 対応したスレッドをクリックして開く
  3. 右上または画面上部の「対応済みにする」ボタンをクリック
  4. スレッドがアクティブキューから外れ、チーム全員の画面に「対応済み」として反映される

対応済みにしてもスレッドは削除されません。「すべてのスレッド」で表示を切り替えれば過去のやり取りを確認できます。対応済みを取り消して「未対応に戻す」も可能です。

担当者をアサインする

「このメールはAさんに対応してほしい」というときは、担当者アサイン機能を使います。

担当者アサインの手順

  1. groups.google.com でスレッドを開く
  2. 右側パネルまたは画面上部の「担当者」エリアをクリック
  3. グループメンバーの一覧から担当者を選択
  4. 選択したメンバーに通知メールが届き、担当者として設定される

アサインされたメンバーは自分が担当しているスレッドを「自分にアサイン済み」のビューでまとめて確認できます。誰が何を担当しているかが一覧で見えるので、対応漏れの防止に効果的です。

使ってみてわかったこと・注意点

実際に共同トレイを運用してみて気づいたポイントをまとめます。

共同トレイはGmailと別の場所で確認する

共同トレイのステータス管理（対応済み・アサイン）は groups.google.com 上の操作です。Gmailの受信トレイでは「転送されたメール」として届きますが、ステータス変更はグループ画面から行う必要があります。「Gmailだけで完結する」というわけではない点は最初に理解しておくと混乱が少ないです。

メンバー全員が設定を揃えないと効果が薄い

差出人の追加設定（グループアドレスから送信）を一部のメンバーだけがやっていると、設定していないメンバーが個人アドレスで返信して、グループに共有されないケースが起きます。チーム全員で同じ設定をすることが前提です。

共同トレイは Google Workspace アカウントが必要です

個人の Gmail アカウント（@gmail.com）でも Googleグループは作れますが、「共同トレイ」の種類は Google Workspace アカウントのグループでのみ使えます。組織のドメインでWorkspaceを契約している必要があります。

担当者への通知をうまく使う

アサインされたメンバーには通知メールが届きますが、見逃すことも起きます。SlackなどにGoogleグループの通知を転送しておくと、より確実に担当者に届きます。グループのメール設定で転送を組み合わせると運用がスムーズになります。

📎 合わせて読みたい関連記事

よくある質問

Q共同トレイは通常のGoogleグループと何が違いますか？
A通常のグループはメーリングリスト的な使い方で、メール転送と閲覧が主な機能です。共同トレイはそれに加えて「対応済み/未対応」のステータス管理と「担当者アサイン」ができるため、チームでの問い合わせ対応に向いています。
Qグループアドレスから送信するには全員が設定する必要がありますか？
Aはい、グループアドレスを差出人として使うには、返信したい各メンバーが自分のGmailで「他のアドレスからメールを送信」の設定を行う必要があります。管理者が一括設定することはできません。
Q共同トレイの「対応済み」にするとメールが消えますか？
A消えません。「対応済み」にするとそのスレッドがアクティブキューから外れて見やすくなりますが、グループのトレイ上では引き続き閲覧できます。「未対応に戻す」も可能です。

ITのことでお困りの際はお気軽にご相談ください

深夜・休日も対応しています。

無料相談はこちら