OneDriveを安全に使い続けるための共有・セキュリティ設定【2026年版・Google Workspace併用も】

「メールはGoogle Workspaceに切り替えたいけれど、ファイルの保管は使い慣れたOneDriveをこのまま使い続けたい」——これは実際のご相談でもよくいただくご要望です。結論から言うと併用は問題ありません。ただし、その際にいちばん見直しておきたいのがOneDriveの「共有設定」です。共有リンクの作り方ひとつで、社外への情報漏えいリスクは大きく変わります。

この記事では、OneDriveを使い続ける前提で、共有リンクを安全にする具体的な設定、すでに共有してしまったファイルの棚卸し、アカウント自体を守る多要素認証、そしてGoogle Workspaceと併用するときの注意点までを、実務目線でまとめます。

まず理解する：共有リンクの「範囲」4種類

OneDriveでファイルを共有するとき、リンクの公開範囲（信頼レベル）を選びます。ここがセキュリティの肝です。会社（Microsoft 365）でお使いの場合、おおむね次の4種類が表示されます。

範囲	誰が開ける？	安全度の目安
リンクを知っている全員	リンクを入手した人は誰でも（サインイン不要）	低（社外流出リスク大）
組織内のユーザー	同じ会社（テナント）にサインインした人だけ	中
既存のアクセス権を持つユーザー	すでに権限がある人だけ（新規付与なし）	中〜高
特定のユーザー	指定した相手だけ（サインイン必須）	高（推奨）

安全に共有する具体設定（手順）

共有相手を絞ったら、さらに4つのスイッチでリンクを締めます。

すでに共有したファイルの棚卸し

「過去に共有したリンクが生きたまま」になっていないかの確認も重要です。

• ファイル／フォルダーを右クリック →「アクセス許可の管理」で、現在誰がアクセスできるかを確認できます。
• 不要になった相手やリンクは、ここから削除・共有停止します。
• OneDrive（Web）の「共有」一覧から、自分が共有しているもの・自分に共有されたものをまとめて見直せます。
• 退職者・取引終了先・古い見積書など、「もう開かれてはいけないもの」から優先して棚卸ししましょう。

アカウントを守る：多要素認証（MFA）

共有設定をどれだけ丁寧にしても、アカウント自体が乗っ取られたら意味がありません。OneDriveを使い続けるなら、ひも付くMicrosoftアカウント（または会社のMicrosoft 365アカウント）の多要素認証（2段階認証）を必ず有効にしてください。

• 個人用：Microsoftアカウントの「セキュリティ」設定から、認証アプリ等で2段階認証を有効化。
• 会社（Microsoft 365）：管理者がテナント全体で多要素認証を必須化（条件付きアクセス等）。
• Google Workspaceを併用する場合は、Google側でも2段階認証プロセスを有効化し、両方のアカウントを守るのが鉄則です。

個人用と OneDrive for Business の違い

同じ「OneDrive」でも、個人用と、Microsoft 365に含まれるOneDrive for Businessでは、できる統制が違います。

観点	個人用OneDrive	OneDrive for Business（Microsoft 365）
共有の設定者	各自が自分で設定	各自＋管理者が組織ポリシーを一括設定
社外共有の制御	個人の判断に依存	管理者が可否・既定リンク・有効期限を統制可
監査・履歴	限定的	監査ログ・バージョン履歴あり
データ保管・統制	自動	管理者が保管場所・バックアップを管理

会社として安全に使うなら、各自の共有設定だけでなく、管理センター（SharePoint/OneDrive管理）側の「外部共有」ポリシーもあわせて締めるのが効果的です。「組織のテナントは社外共有を原則オフ、必要な時だけ特定ユーザーで」といった方針を決めておくと、ヒューマンエラーを構造的に防げます。

Google Workspace と併用するときの注意点

OneDrive（ファイル）＋ Google Workspace（メール等）の併用は実用的ですが、次の4点を押さえると事故が減ります。

1. 二重管理をしない：同じファイルをOneDriveとGoogleドライブの両方で編集すると、版が分岐して混乱します。「このファイルはどちらが正か」を決めましょう。
2. システム・オブ・レコードを決める：原則「ファイル＝OneDrive、メール＝Google Workspace」のように担当を分け、置き場所を統一します。
3. 両方でMFAを有効化：入口が2つになる分、両アカウントの多要素認証は必須です。
4. 共有範囲のルールを揃える：OneDrive側の「社外共有は特定ユーザーのみ」とGoogle側の共有ポリシーの粒度を揃え、運用をシンプルに保ちます。

将来的に「ファイルもGoogleドライブへ一本化したい」となった場合は、ブラウザでのダウンロード＆アップロード、Google公式の移行ガイド、専用の移行ツールなど複数の方法があります。容量や件数が多い場合はご相談ください（実際の移行も承っています）。

2026年の変更点（現時点の注意）

OneDrive／Microsoft 365の共有まわりは継続的にアップデートされています。2026年時点で特に押さえておきたい点：

• 共有の認証方式の見直し：2026年にかけて、外部共有時のワンタイムパスコード（メールに届く確認コード）方式の扱いが変更される動きがあります。社外共有は「特定のユーザー（サインイン必須）」を基本にしておくと、仕様変更の影響を受けにくくなります。
• 共有リンクの既定の有効期限：組織（管理者）の設定によっては、共有リンクに既定の有効期限が自動付与される場合があります。社内ルールとして有効期限を決めておくとよいでしょう。

※具体的な適用日・上限日数は契約プランや管理者設定によって異なります。正確な条件は下記のMicrosoft公式情報、または貴社の管理者にご確認ください。

まとめ

• OneDriveはGoogle Workspaceと併用してOK。鍵は共有設定の見直し。
• 共有は「特定のユーザー」＋閲覧のみ＋有効期限＋パスワード＋ダウンロード禁止で締める。
• 既存の共有を棚卸しし、生きたままの公開リンクを止める。
• 両アカウントでMFAを有効化。会社利用なら管理者の組織ポリシーもセットで。
• 併用は二重管理を避け、置き場所を統一。一本化したくなったら移行も可能。

※本記事は2026年6月時点の情報です。仕様や画面が変わっている場合は、下記の公式情報をご確認ください。「自社の共有設定が安全か不安」「管理者ポリシーを締めたい」「いずれGoogleドライブへ移行したい」等は、現状確認からお手伝いします。

参考にした記事（公式・有力情報）

• Microsoft Support：OneDrive でファイルとフォルダーを共有する（Microsoft公式）
• Microsoft Learn：セキュリティ グループによる OneDrive アクセスの制限（Microsoft公式・管理者向け）
• Google Workspace ラーニングセンター：Microsoft OneDrive から Google ドライブに移行する（Google公式）
• HENNGE：OneDrive の最新セキュリティ機能とリスクの分析（セキュリティ解説）