Google Workspaceの費用をムダなく。Cloud Identity Freeの使いどころとライセンス付け替え手順

Google Workspaceの導入や整理をお手伝いしていると、「メールを使わない人の分までライセンス料を払っている気がする」「人が入れ替わるたびに、ライセンスをどう付け替えればいいのか分からない」というご相談をよくいただきます。工場や店舗のスタッフ、外部の協力メンバーなど、「会社のアカウントは必要だけど、メールはほとんど使わない」という人、意外と多いんですよね。

実はGoogle Workspaceには、アカウントだけを無料で持てる「Cloud Identity Free（クラウド アイデンティティ フリー）」という仕組みがあります。この記事では、Cloud Identity Freeで何ができるのか、有償ライセンスとどう使い分けると費用のムダがなくなるのか、そして本題のライセンスの付け替え手順（退職者→新入社員、有償→無料）を、管理の専門家でなくても進められるようにまとめました。

Cloud Identity Freeとは？──アカウントだけ無料で持てる仕組み

Cloud Identity Freeは、ひとことで言うと「会社のGoogleアカウント（ログインの身分証）だけを、無料で持たせられる仕組み」です。Googleが公式に提供している無料枠で、Google Workspaceと同じ管理コンソール（会社のアカウントをまとめて管理する画面）から発行・管理できます。

ただし「無料でGoogle Workspaceが使える」わけではありません。できること・できないことがはっきり分かれているので、まず整理しておきましょう。

項目	Cloud Identity Free（無料）	有償のGoogle Workspace
会社のアカウントでログイン	できる	できる
管理コンソールでの一元管理・2段階認証	できる	できる
グループ・組織部門（部署ごとのグループ分けのようなもの）	できる	できる
外部サービスへのシングルサインオン（1つのIDでまとめてログインする仕組み）	できる	できる
Gmail（会社アドレスでのメール送受信）	できない	できる
Googleドライブの保存容量	なし	あり（プランによる）
カレンダー・Meetなどの有料サービス	対象外	できる

Google公式の説明でも、Cloud Identity Freeは「GmailやGoogleカレンダーなどのGoogle Workspaceサービスを必要としないユーザー向け」と位置づけられています（Cloud Identityのエディション比較（Google公式））。つまり、こんな人にぴったりの仕組みです。

• 工場や店舗のスタッフ──業務アプリへのログインは必要だけど、会社のメールアドレスでのやりとりはしない
• 会議室や共用端末のアカウント──人ではなく「場所・モノ」に紐づくアカウント
• 外部の協力メンバー・業務委託の方──特定のファイルだけ共有したい相手

使いどころ：有償ライセンスと無料アカウントの「混在運用」

ここが一番お伝えしたい考え方です。Google Workspaceは「全員有償」か「全員なし」の二択ではなく、同じ会社のドメイン（@社名.jpの部分）の中で、人によって有償ライセンスとCloud Identity Freeを使い分けられます。

たとえば20人の会社で、会社のメールアドレスを日常的に使うのが12人だとします。残り8人（現場スタッフや共用アカウントなど）をCloud Identity Freeにすれば、有償ライセンスは12人分だけ。8人分の月額費用が、毎月まるごと浮く計算です。ライセンス費用は「1人あたりの月額 × 人数」で効いてくるので、人数の多い会社ほど差が大きくなります。

現場でご相談を受けていても、「全員分契約するものだと思っていた」という会社は本当に多いです。「メールを使う人は有償、アカウントだけ必要な人は無料」という整理を一度やっておくだけで、費用のムダがぐっと減ります。

導入手順：Cloud Identity Freeの有効化と自動割り当ての確認

Cloud Identity Freeは、Google Workspaceを契約していても最初から使える状態になっているとは限りません。管理コンソールから「サブスクリプションの追加」という形で有効化します。作業自体は数分で終わります。

有効化すると、Cloud Identity Freeのライセンスは新しく作ったユーザーに自動で付与されます。1人ずつ「Freeライセンスを割り当てる」という操作は必要ありません（Freeは組織単位のライセンスのため）。

先に「自動ライセンス」の設定を確認しておきましょう

ここでひとつ、費用に直結する確認ポイントがあります。Google Workspace側の「自動ライセンス」という設定です。これがオンになっていると、新しく作ったユーザー全員に、有償のGoogle Workspaceライセンスが自動で割り当たります。

なお、組織部門単位で自動ライセンスをオンにすると、その部門の既存ユーザーにもライセンスが割り当たる仕様です。設定を変える前に「その部門に誰が入っているか」を一度見ておくと安心です。

ライセンスの付け替え手順──2つの実務シナリオ

ここからが本題です。「ライセンスの付け替え」でご相談いただくのは、だいたい次の2パターンです。どちらも操作自体は難しくないのですが、順番を間違えるとデータの事故につながるので、手順どおりに進めるのがおすすめです。

シナリオ①：退職者の有償ライセンスを、新入社員に付け替える

「1人退職して1人入社。ライセンスは今の契約数のまま使い回したい」という、いちばん多いケースです。ポイントは、ライセンスを外す前に退職者のデータを移管しておくこと。ライセンスの操作はそのあとです。

解除したライセンスの再割り当ては、反映まで最長24時間かかることがあります。入社日にメールが使えないと困るので、前日までに済ませておくと安心です。また、ライセンスを外した退職者のアカウントは消えるわけではなく、ライセンスなしのCloud Identityアカウントとしてそのまま残ります。完全に不要になったら、データ移管を確認したうえでアカウント自体を削除します。

シナリオ②：メールを使わない人を、有償→Cloud Identity Freeに切り替える

「今は全員有償だけど、メールを使っていない人をFreeに切り替えて費用を抑えたい」というケースです。操作は「有償ライセンスのスイッチをオフにするだけ」なのですが、ここがこの記事でいちばん事故りやすいところなので、先に注意点からお伝えします。

Google公式ドキュメントでも、Google Workspaceのライセンスを削除してもCloud Identity Freeのライセンスは保持されることが明記されています。「有償をやめる＝アカウントが消える」ではないので、その点は安心してください。逆にあとから有償に戻したくなったら、同じ画面でスイッチをオンに戻すだけです（過去のデータが残っている保証はない点だけ、繰り返しになりますがご注意を）。

課金プラン側の注意：解除しても請求が減らないことがある

最後に、意外と見落とされがちなお金の話です。ライセンスのスイッチをオフにしても、それだけでは請求は減りません。「契約しているライセンス数（席数）」と「ユーザーに割り当てているライセンス数」は別もので、請求は契約数のほうに紐づいているからです。

支払いプラン	ライセンス数を減らせるタイミング
フレキシブルプラン（月ごとの従量課金）	いつでも減らせる。減らした分は翌月の請求から反映
年間プラン（1年などの契約）	減らせるのは契約の更新時のみ。期中は契約したライセンス数分の支払いが続く（追加はいつでも可能）

つまり、Freeへの切り替えで費用を下げたい場合は、①ユーザーからライセンスを外す → ②契約しているライセンス数も減らす、の2段階が必要です。年間プランの場合は期中に減らせないので、「更新月の前に棚卸しして、更新のタイミングで席数を見直す」のが現実的な運用になります。自社がどちらのプランかは、管理コンソールの「お支払い」→「サブスクリプション」で確認できます（出典：フレキシブルプランと年間プランの比較（Google公式））。